Referat Organizacji

Plac Myśliwca 1, 47-100 Strzelce Opolskie
tel.: (+48) 77 40 49 318, 77 40 49 319, 77 40 49 321
e-mail:

Kierownik
Katarzyna Kaliciak

Zakres działań:

Do zakresu działania Referatu Organizacji należy w szczególności:

1. obsługa administracyjno - biurowa posiedzeń burmistrza oraz sporządzanie okresowych sprawozdań z działalności burmistrza,
2. kompletowanie aktów prawnych oraz prowadzenie rejestrów i zbiorów: porozumień i umów zawieranych przez organy gminy, zarządzeń burmistrza, upoważnień i pełnomocnictw oraz rejestru gminnych jednostek organizacyjnych,
3. realizacja zadań wynikających z Kodeksu Wyborczego,
4. organizacja spotkań, narad oraz uroczystości lokalnych i państwowych organów gminy z organizacjami, stowarzyszeniami, związkami zawodowymi oraz mieszkańcami gminy,
5. obsługa sekretariatu,
6. prowadzenie Punktu Obsługi Klienta,
7. ewidencja korespondencji przychodzącej, jej rozdział oraz przygotowanie do wysyłki korespondencji wychodzącej,
8. udostępnianie informacji pochodzących od podmiotów zewnętrznych na tablicy ogłoszeń urzędu,
9. zarządzanie budynkami oraz gospodarowanie lokalami biurowymi urzędu, salami obrad,
10. organizacja spotkań, narad oraz uroczystości lokalnych i państwowych,
11. gospodarowanie środkami rzeczowymi, drukami i formularzami, zabezpieczenie mienia oraz  organizacja ochrony budynków urzędu,
12. zaopatrzenie materiałowo - techniczne na cele administracyjne, zakup inwentarza ruchomego, materiałów, pomocy i urządzeń biurowych oraz ich konserwacja,
13. prowadzenie archiwum urzędu,
14. prowadzenie prenumeraty prasy i czasopism fachowych oraz analizowanie potrzeb w tym zakresie,
15. gospodarka pieczęciami urzędowymi i prowadzenie ich rejestru,
16. utrzymywanie należytego ładu i porządku w budynkach urzędu,
17. współpraca z Referatem Zarządzania Kryzysowego i Spraw Wojskowych w zakresie ochrony fizycznej budynków urzędu,
18. realizowanie zadania wynikającego z przygotowania systemu kierowania państwa, a szczególnie zapewnienie sprawnego funkcjonowania urzędu w czasie podwyższenia gotowości obronnej państwa, w tym m.in. opracowanie dokumentacji planistycznej i szkoleniowej Stałego Dyżuru,
19. planowanie i realizacja remontów, inwestycji związanych z utrzymaniem budynków administracyjnych i ich wyposażeniem,
20. obsługa będących w posiadaniu urzędu pojazdów służbowych oraz prowadzenie prawidłowej gospodarki transportowej,
21. wspomaganie realizacji zadań wynikających z Kodeksu Wyborczego,
22. trwałe oznakowywanie numerami inwentarzowymi środków trwałych i wyposażenia urzędu,
23. prowadzenie spraw związanych z udostępnieniem wieży widokowej Urzędu Miejskiego zwiedzającym,
24. opieka nad fontanną zlokalizowaną na Pl. Myśliwca w Strzelcach Op.,
25. koordynacja działań związanych z umieszczaniem materiałów informacyjnych lub reklamowych na słupach ogłoszeniowych na terenie gminy Strzelce Opolskie stanowiących własność miasta;