Referat Organizacji
Plac Myśliwca 1, 47-100 Strzelce Opolskie
tel.: (+48) 77 40 49 318, 77 40 49 319, 77 40 49 321
e-mail:
Kierownik
Katarzyna Kaliciak
Zakres działań:
Do zakresu działania Referatu Organizacji należy w szczególności:
- obsługa administracyjno - biurowa posiedzeń burmistrza oraz sporządzanie okresowych sprawozdań z działalności burmistrza,
- kompletowanie aktów prawnych oraz prowadzenie rejestrów i zbiorów: porozumień i umów zawieranych przez organy gminy, zarządzeń burmistrza, upoważnień i pełnomocnictw oraz rejestru gminnych jednostek organizacyjnych,
- realizacja zadań wynikających z Kodeksu Wyborczego,
- organizacja spotkań, narad oraz uroczystości lokalnych i państwowych organów gminy z organizacjami, stowarzyszeniami, związkami zawodowymi oraz mieszkańcami gminy,
- obsługa sekretariatu,
- organizacja kontaktów gminy z zagranicą, ze szczególnym uwzględnieniem kontaktów z miastami partnerskimi oraz sporządzanie informacji nt. współpracy,
- prowadzenie Punktu Obsługi Klienta,
- ewidencja korespondencji przychodzącej, jej rozdział oraz przygotowanie do wysyłki korespondencji wychodzącej,
- udostępnianie informacji pochodzących od podmiotów zewnętrznych na tablicy ogłoszeń urzędu,
- zarządzanie budynkami oraz gospodarowanie lokalami biurowymi urzędu, salami obrad,
- organizacja spotkań, narad oraz uroczystości lokalnych i państwowych,
- gospodarowanie środkami rzeczowymi, drukami i formularzami, zabezpieczenie mienia oraz organizacja ochrony budynków urzędu,
- zaopatrzenie materiałowo - techniczne na cele administracyjne, zakup inwentarza ruchomego, materiałów, pomocy i urządzeń biurowych oraz ich konserwacja,
- prowadzenie archiwum urzędu,
- prowadzenie prenumeraty prasy i czasopism fachowych oraz analizowanie potrzeb w tym zakresie,
- gospodarka pieczęciami urzędowymi i prowadzenie ich rejestru,
- utrzymywanie należytego ładu i porządku w budynkach urzędu,
- współpraca z Referatem Zarządzania Kryzysowego i Spraw Wojskowych w zakresie ochrony fizycznej budynków urzędu,
- realizowanie zadania wynikającego z przygotowania systemu kierowania państwa, a szczególnie zapewnienie sprawnego funkcjonowania urzędu w czasie podwyższenia gotowości obronnej państwa, w tym m.in. opracowanie dokumentacji planistycznej i szkoleniowej Stałego Dyżuru,
- planowanie i realizacja remontów, inwestycji związanych z utrzymaniem budynków administracyjnych i ich wyposażeniem,
- obsługa będących w posiadaniu urzędu pojazdów służbowych oraz prowadzenie prawidłowej gospodarki transportowej,
- wspomaganie realizacji zadań wynikających z Kodeksu Wyborczego,
- trwałe oznakowywanie numerami inwentarzowymi środków trwałych i wyposażenia urzędu,
- prowadzenie spraw związanych z udostępnieniem wieży widokowej Urzędu Miejskiego zwiedzającym,
- opieka nad fontanną zlokalizowaną na Pl. Myśliwca w Strzelcach Op.,
- koordynacja działań związanych z umieszczaniem materiałów informacyjnych lub reklamowych na słupach ogłoszeniowych na terenie gminy Strzelce Opolskie stanowiących własność miasta;