Referat Organizacji

Plac Myśliwca 1, 47-100 Strzelce Opolskie
tel.: (+48) 77 40 49 318, 77 40 49 320, 77 40 49 321
fax: (+48) 77 461 44 22
e-mail:

Kierownik
Katarzyna Kaliciak

Do zakresu działania Referatu Organizacji należy w szczególności:

1. usprawnianie organizacji pracy Urzędu poprzez wprowadzanie nowych metod i technik zarządzania,
2. obsługa administracyjno-biurowa posiedzeń Burmistrza, a w szczególności: kompletowanie rozpatrywanych spraw oraz przekazywanie decyzji, zarządzeń i poleceń Burmistrza do realizacji właściwym kierownikom komórek organizacyjnych Urzędu, sporządzanie protokołów dotyczących sposobu rozpatrzenia spraw przez Burmistrza oraz okresowych informacji z prac Burmistrza dla Rady Miejskiej,
3. współudział w przygotowywaniu odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych,
4. kompletowanie aktów prawnych oraz prowadzenie rejestrów i zbiorów: zarządzeń Burmistrza, upoważnień i pełnomocnictw, porozumień i umów zawieranych przez organy Gminy oraz rejestru gminnych jednostek organizacyjnych,
5. prowadzenie rejestru skarg, wniosków i petycji,
6. kontrola oraz przedstawianie wniosków z zakresu:
   • funkcjonowania Urzędu Miejskiego w Strzelcach Opolskich,
   • przestrzegania przez pracowników Urzędu przepisów kpa i innych aktów prawnych dotyczących organizacji i pracy Urzędu,
7. organizacyjne przygotowanie wyborów, spisów powszechnych i referendów,
8. organizacja spotkań, narad oraz uroczystości lokalnych i państwowych, organów Gminy z organizacjami, stowarzyszeniami, związkami zawodowymi oraz mieszkańcami gminy,
9. obsługa sekretariatu,
10. organizacja kontaktów Gminy z zagranicą ze szczególnym uwzględnieniem kontaktów z miastami partnerskimi: opracowywanie planu kontaktów, organizacja pobytu gości oraz wyjazdów przedstawicieli Gminy związanych z wymianą zagraniczną, sporządzanie informacji nt. efektów współpracy,
11. wydawanie zaświadczeń o stanie rodzinnym i majątkowym oraz udzielanie informacji o stanie majątkowym upoważnionym organom na podstawie odrębnych przepisów,
12. prowadzenie Kancelarii Urzędu, a w szczególności:
    • ewidencja korespondencji przychodzącej, jej rozdział oraz przygotowanie do wysyłki korespondencji wychodzącej,
    • udzielanie informacji o sposobie załatwiania spraw w Urzędzie oraz jego struktury organizacyjnej,
    • obsługa interesantów w zakresie wydawania druków wniosków niezbędnych do załatwienia spraw i udzielanie pomocy przy ich wypełnianiu,
    • realizacja innych zadań związanych z obsługą interesantów oraz pomoc w załatwianiu spraw przez komórki organizacyjne Urzędu,
13. udostępnianie informacji pochodzących od podmiotów zewnętrznych na tablicy ogłoszeń Urzędu,
14. rozdział prasy i innych wydawnictw fachowych,
15. przekazywanie komisjom Rady projektów aktów prawnych oraz innych dokumentów i materiałów celem zaopiniowania,
16. obsługa techniczno-biurowa posiedzeń Rady, jej Komisji, opracowywanie materiałów z posiedzeń, wniosków, opinii oraz przekazywanie ich w razie potrzeby Burmistrzowi,
17. przekazywanie Przewodniczącemu Rady projektów aktów prawnych oraz dokumentów i materiałów przygotowanych przez Burmistrza, wymagających takiej procedury,
18. dostarczanie radnym - zawiadomień o zwołaniu sesji Rady oraz niezbędnych materiałów związanych z jej przedmiotem, a w szczególności projektów aktów prawnych przedkładanych Radzie,
19. sporządzanie protokołów sesji Rady oraz prowadzenie ich rejestru i zbioru, a także przechowywanie zapisów audiowizualnych dokumentujących przebieg sesji,
20. przekazywanie treści uchwał Rady Burmistrzowi oraz Wojewodzie,
21. prowadzenie rejestru i zbioru interpelacji i zapytań radnych oraz odpowiedzi przygotowanych przez Burmistrza,
22. dostarczanie członkom komisji zawiadomień o terminie posiedzenia oraz materiałów związanych z jego przedmiotem,
23. prowadzenie rejestrów i zbiorów protokołów z posiedzeń Rady i jej Komisji,
24. prowadzenie rejestru i zbioru uchwał Rady oraz analizowanie ich realizacji,
25. prowadzenie i udostępnianie do powszechnego wglądu rejestru przepisów gminnych,
26. obsługa biurowa przewodniczącego i wiceprzewodniczących Rady, przewodniczących komisji oraz pozostałych radnych w zakresie przyjmowania, przechowywania i przekazywania korespondencji oraz innych materiałów związanych z wykonywaniem mandatu,
27. przygotowywanie i przechowywanie dokumentacji w sprawie nadania Honorowego Obywatelstwa Gminy Strzelce Opolskie,
28. koordynowanie działań z zakresu polityki informacyjnej Gminy,
29. wykonywanie czynności związanych z obowiązkiem składania przez radnych oświadczeń majątkowych, wynikającym z przepisów ustawy o samorządzie gminnym,
30. przygotowywanie wniosków i projektów dotyczących pozyskiwania środków finansowych na realizację przedsięwzięć o charakterze międzynarodowym,
31. realizowanie zadań wynikających z przepisów o ochronie danych osobowych w zakresie prowadzonych spraw,
32. realizowanie zadań wynikających z przepisów o dostępie do informacji publicznej, w tym aktualizowanie gminnego Biuletynu Informacji Publicznej w zakresie prowadzonych spraw,
33. nadzór merytoryczny nad wykorzystaniem dotacji udzielanych z budżetu Gminy dla gminnych jednostek organizacyjnych oraz udzielanych innym jednostkom lub organizacjom na podstawie umowy lub porozumienia,
34. przeprowadzanie konsultacji z organizacjami pozarządowymi w zakresie aktów prawa miejscowego dotyczących zadań statutowych ww. organizacji.